Allgemeine Geschäftsbedingungen

TEIL I: VORVERTRAGLICHE INFORMATIONEN UND WIDERRUFSRECHT (VERBRAUCHER)

Klausel 1: Identifikation des Anbieters

SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA.
Rua Dom João I, 99
4450-143 Matosinhos
Portugal (EU)

Unternehmensnummer (NIPC): 515 060 445
Telefon: 210 205 164 oder 220 280 335
Email: hello@sooma.com
Website: sooma.com

Kontakt: Fernando Costa
Datenschutzbeauftragter: dpo@sooma.com

Klausel 2: Widerrufsrecht

1. Ein Kunde, der Verbraucher ist, hat eine Frist von 14 Tagen, um den Vertrag ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 24/2014 vom 14. Februar.
2. Die Frist beginnt mit dem Tag des Vertragsschlusses.
3. To exercise this right, the consumer must communicate their decision by means of an unequivocal statement addressed to SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA., at hello@sooma.com oder an die in Klausel 1 angegebene Anschrift, und kann dafür das Musterformular in Anhang A verwenden, dessen Verwendung jedoch nicht verpflichtend ist. Es genügt, dass die Mitteilung vor Ablauf der Widerrufsfrist abgesendet wird.
4. Nach Ausübung des Widerrufsrechts erstattet Sooma alle erhaltenen Zahlungen innerhalb von höchstens 14 Tagen ab Eingang der Mitteilung, unter Verwendung desselben Zahlungsmittels, das der Verbraucher verwendet hat, sofern nichts anderes vereinbart wurde, und ohne Kosten für den Verbraucher.
5. Hat der Verbraucher verlangt, dass die Erbringung der Dienstleistung während der Widerrufsfrist beginnt, so hat er einen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zur Mitteilung des Widerrufs tatsächlich erbrachten Dienstleistung entspricht.
6. Das Widerrufsrecht gilt nicht für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, die vollständig erbracht wurden und deren Ausführung mit der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung des Verbrauchers und seiner Kenntnisnahme begonnen hat, dass er dadurch sein Widerrufsrecht verliert, namentlich die Domainregistrierung und die Ausstellung digitaler Zertifikate, die zum Zeitpunkt des Kaufs erworben und ausgeführt werden.

Klausel 3: Kommerzielle Garantie von 60 Tagen

1. Unabhängig von dem in Klausel 2 vorgesehenen Recht gewährt Sooma allen Kunden eine kommerzielle Zufriedenheitsgarantie: Innerhalb von 60 Tagen nach dem Erstkauf kann der Kunde den Vertrag kündigen und eine vollständige Rückerstattung der für die E-Mail-Dienste gezahlten Beträge erhalten, ohne Angabe von Gründen, durch eine Anfrage an support@sooma.com.
2. Die Garantie gilt für alle Tarife, einschließlich E-Mail-Einschreiben.
3. Von der Garantie ausgenommen sind Leistungen Dritter, die zum Zeitpunkt des Kaufs bereits in Anspruch genommen wurden, namentlich die Domainregistrierung und die Ausstellung digitaler Zertifikate. Dabei handelt es sich um Vermögenswerte des Kunden, die bei Registrierungsstellen und Zertifizierungsstellen erworben werden, wobei Sooma lediglich als Vermittler auftritt.
4. Die Garantie kann nicht von einem Kunden in Anspruch genommen werden, dessen Konto wegen Verstoßes gegen diese Bedingungen oder gegen die Anti-Spam-Richtlinie gesperrt oder gekündigt wurde.
5. Diese Garantie ist eine von Sooma freiwillig gewährte kommerzielle Bedingung und schränkt die den Verbrauchern gesetzlich zustehenden Rechte in keiner Weise ein.

Klausel 4: Alternative Streitbeilegung

1. Im Streitfall kann sich der Verbraucher wenden an CICAP, Verbraucherinformations- und Schiedsstelle Porto (Centro de Informação de Consumo e Arbitragem do Porto) (cicap.pt), die zuständige Stelle für die alternative Beilegung von Verbraucherstreitigkeiten gemäß dem Gesetz Nr. 144/2015 vom 8. September.
2. Die europäische Plattform zur Online-Streitbeilegung und das elektronische Beschwerdebuch (Livro de Reclamações) sind ebenfalls verfügbar unter livroreclamacoes.pt.

TEIL II: ALLGEMEINE NUTZUNGSBEDINGUNGEN

Klausel 5: Gegenstand und Geltungsbereich

1. Diese Bedingungen regeln den Zugang zu den von Sooma erbrachten Diensten und deren Nutzung: geschäftliche E-Mail in den Tarifen Essential, Professional und Corporate, E-Mail-Einschreiben, Kalender und Kontakte, die Verwaltungsoberfläche und damit verbundene Dienste (der „Dienst“) sowie die Nutzung der Website sooma.com.
2. Webhosting und die Erstellung von Websites sind nicht Teil des Dienstes und werden gesondert vertraglich vereinbart.
3. Die Nutzung des Dienstes setzt die vollständige Annahme dieser Bedingungen, der Datenschutzerklärung, der Cookie-Richtlinie und der Anti-Spam-Richtlinie voraus.
4. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, sofern Sooma sie nicht ausdrücklich schriftlich anerkannt hat.

Klausel 6: Vertrag und Konto

1. Der Vertrag gilt als geschlossen, sobald Sooma die Anmeldung durch eine Nachricht an die vom Kunden angegebene Adresse bestätigt.
2. Der Kunde verpflichtet sich, wahrheitsgemäße, vollständige und aktuelle Angaben zu machen und jede relevante Änderung unverzüglich mitzuteilen.
3. Die Zugangsdaten sind persönlich und vertraulich. Der Kunde ist für ihre sichere Aufbewahrung verantwortlich und haftet für Handlungen, die über sein Konto vorgenommen werden, einschließlich solcher von Dritten, denen er, auch fahrlässig, Zugang gewährt hat, es sei denn, er weist nach, dass ihm die Nutzung nicht zuzurechnen ist.
4. Der Kunde muss unverzüglich an support@sooma.com jede unbefugte Nutzung melden, von der er Kenntnis erlangt.

Klausel 7: Verfügbarkeit des Dienstes

1. Sooma gewährleistet eine durchschnittliche Verfügbarkeit des Dienstes von 99,9 % in jedem Kalendermonat.
2. Die Verpflichtung von Sooma beschränkt sich auf die Kommunikation zwischen seinen Servern und einem von Sooma gewählten geeigneten Übergabepunkt zum Internet. Sooma hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Zuverlässigkeit von Datenwegen außerhalb seines Netzes und haftet weder für die Zustellung von Nachrichten auf Systemen Dritter noch für Filterentscheidungen anderer Betreiber.
3. Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben unberücksichtigt: geplante Wartungsfenster, die mit angemessenem Vorlauf angekündigt werden; Unterbrechungen, die dem Kunden, seinen Systemen oder Dritten zuzurechnen sind; sowie Fälle höherer Gewalt.
4. Unterschreitet die gemessene monatliche Verfügbarkeit das gewährleistete Niveau, hat der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift auf die monatliche Gebühr des betroffenen Dienstes, die mit der nächsten Rechnung verrechnet wird:
   
   

   Gemessene monatliche Verfügbarkeit	Gutschrift auf die monatliche Gebühr
   Mindestens 99,0 % und unter 99,9 %	10%
   Mindestens 95,0 % und unter 99,0 %	20%
   Unter 95,0 %	30%

5. Die Gutschrift muss bei support@sooma.com innerhalb von 30 Tagen nach Ende des betreffenden Monats angefordert werden; sie stellt den einzigen Rechtsbehelf bei Nichteinhaltung des Service-Levels dar und kann nicht in Geld umgewandelt werden.

Klausel 8: Speicherkapazität

1. Die Speicherkapazität jedes Postfachs richtet sich nach dem gebuchten Tarif gemäß der geltenden Preisliste.
2. Ist die vertraglich vereinbarte Kapazität erschöpft, werden an den Kunden gerichtete Nachrichten an die Absender zurückgeschickt, die eine Unzustellbarkeitsmeldung erhalten, und es können keine neuen Inhalte mehr im Postfach abgelegt werden.
3. Der Kunde kann die Speicherplatznutzung in der Verwaltungsoberfläche einsehen und den Tarif jederzeit gemäß Klausel 10 ändern.

Klausel 9: Versandlimits und missbräuchliche Nutzung

1. Jedes Konto unterliegt einem Limit von 2.000 Nachrichten pro Tag, das die Reputation der Infrastruktur schützen und die Auswirkungen kompromittierter Konten begrenzen soll. Ein berechtigter Bedarf an höheren Volumen ist Sooma vorab mitzuteilen.
2. Die Nutzung des Dienstes ist insbesondere untersagt für:
   
   1. den Versand von Nachrichten mit falscher oder irreführender Absenderangabe;
   2. den Versand unerwünschter Nachrichten („Spam“) sowie die Angabe einer Sooma-Adresse als Antwortadresse für solche über Dritte versandte Nachrichten;
   3. das Speichern oder Versenden von Viren, Malware oder Werkzeugen zur Umgehung von Schutzmaßnahmen;
   4. Computersabotage oder unbefugten Zugriff auf Systeme Dritter sowie entsprechende Vorbereitungshandlungen;
   5. das Speichern oder Versenden von Inhalten, die Urheberrechte, gewerbliche Schutzrechte, Persönlichkeitsrechte oder Wettbewerbsregeln verletzen;
   6. das Speichern oder Versenden von Inhalten, deren Verbreitung gesetzlich verboten ist, namentlich pornografisches Material unter Beteiligung Minderjähriger, Inhalte, die zu Hass oder Gewalt aufrufen, und Propaganda für verbotene Organisationen;
   7. die Umgehung technischer Versandlimits oder von Anti-Missbrauchs-Mechanismen.
3. Der Kunde verpflichtet sich, Sooma von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die aufgrund von über sein Konto verbreiteten Inhalten geltend gemacht werden, namentlich wegen behaupteter Verletzung von Urheberrechten, gewerblichen Schutzrechten oder Persönlichkeitsrechten, einschließlich angemessener Kosten für Untersuchung und Rechtsverteidigung.
4. Sooma ist nicht verpflichtet, Nachrichten Dritter in das Postfach des Kunden zuzustellen, die darauf abzielen, durch Vortäuschung einer falschen Absenderidentität sensible Informationen zu erlangen („Phishing“), und kann deren Empfang blockieren oder sie nach Erkennung entfernen.

Klausel 10: Preise, Abrechnung und Änderungen

1. Die aktuellen Preise sind abrufbar unter sooma.com/de/preise, verstehen sich pro Nutzer und Monat und ohne Mehrwertsteuer, die zum jeweils geltenden gesetzlichen Satz hinzukommt.
2. Tarife können innerhalb desselben Kontos kombiniert werden, sodass jeder Nutzer den zu seiner Rolle passenden Tarif erhalten kann.
3. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich. Bei jährlicher Abrechnung erhält der Kunde einen Rabatt in Höhe von zwei Monaten: Er zahlt zehn Monate für zwölf Monate Nutzung.
4. Folgende Zahlungsarten werden akzeptiert: Banküberweisung, Multibanco, Visa-Karte und Lastschrift.
5. Änderungen des Tarifs und der Nutzerzahl sind jederzeit möglich; die Beträge werden anteilig für den verbleibenden Zeitraum des laufenden Abrechnungszyklus angepasst.
6. Preisänderungen werden 30 Tage im Voraus mitgeteilt; der Kunde kann den Vertrag bis zu dem Tag, an dem sie wirksam werden, ohne Vertragsstrafe kündigen.

Klausel 11: Zahlungsverzug und Einschränkung des Dienstes

1. Bei Nichtzahlung benachrichtigt Sooma den Kunden und kann die Funktionen des Kontos technisch einschränken.
2. Ist die Zahlung 60 Tage nach Fälligkeit noch nicht erfolgt, kann Sooma den Dienst aussetzen und bei fortdauernder Nichtzahlung den Vertrag kündigen.
3. Die Aussetzung oder Kündigung wegen Nichtzahlung berührt die Durchsetzbarkeit der geschuldeten Beträge nicht.

Klausel 12: Laufzeit, ordentliche Kündigung und Kündigung aus wichtigem Grund

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern keine feste Laufzeit gebucht wird.
2. Der Kunde kann jederzeit ordentlich kündigen, mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, ohne Erstattung bereits verstrichener Zeiträume und unbeschadet der Klauseln 2 und 3.
3. Sooma kann mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen.
4. Jede Partei kann den Vertrag wegen schwerwiegender oder wiederholter Verstöße der anderen Partei kündigen. Für Sooma gelten als Kündigungsgründe namentlich die in Klausel 9 beschriebene missbräuchliche Nutzung und Verstöße gegen die Anti-Spam-Richtlinie.
5. Die ordentliche Kündigung und die Kündigung aus wichtigem Grund sind schriftlich mitzuteilen; die Mitteilung per E-Mail wird akzeptiert.

Klausel 13: Migration, Export und Löschung von Daten

1. Die begleitete Migration von einem früheren Anbieter ist ohne zusätzliche Kosten inklusive, wie beschrieben unter sooma.com/de/migration. Sooma haftet nicht für Einschränkungen, die der bisherige Anbieter auferlegt.
2. Der Kunde kann die Inhalte seines Kontos jederzeit über Standardprotokolle (IMAP) exportieren oder das Sooma-Team um Unterstützung bitten.
3. Nach Vertragsende bewahrt Sooma die Kontodaten 60 Tage lang auf, damit der Kunde Inhalte wiederherstellen kann, und löscht sie anschließend unwiderruflich. Der Kunde behält das Recht, die sofortige Löschung zu verlangen.
4. Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder als Beweismittel erforderlich ist, sind von der Löschung ausgenommen, insbesondere die Nachweise des Dienstes E-Mail-Einschreiben (Versand- und Zustellzertifikate), die 7 Jahre ab ihrer Ausstellung aufbewahrt werden.

Klausel 14: Backups und Verantwortung für die Daten

1. Sooma unterhält Backup-Verfahren für seine Infrastruktur, die der Wiederherstellung des Dienstes dienen.
2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, eigene Kopien der für ihn relevanten Inhalte aufzubewahren, in Abständen, die seiner Tätigkeit angemessen sind. Diese Pflicht gilt unabhängig von den von Sooma angelegten Kopien.
3. Der Kunde erkennt an, dass das Risiko eines Datenverlusts oder einer Datenbeschädigung auch bei Beachtung der gebotenen Sorgfaltspflichten nicht vollständig ausgeschlossen werden kann.

Klausel 15: Vom Kunden verschlüsselte Inhalte

Verschlüsselt der Kunde Nachrichten oder andere Inhalte mit eigenen Schlüsseln, ist er allein für die Aufbewahrung der Entschlüsselungsschlüssel verantwortlich. Geht der Schlüssel verloren, ist eine Wiederherstellung der Inhalte technisch unmöglich: Sooma besitzt keine Kopie und keine alternative Zugriffsmöglichkeit.

Klausel 16: Geistiges Eigentum

1. Die Software, Marken, Kennzeichen und Inhalte des Dienstes und der Website gehören Sooma oder seinen Lizenzgebern.
2. Die in den Postfächern gespeicherten Inhalte gehören dem Kunden, der alle Rechte daran behält.

Klausel 17: Datenschutz und Vertraulichkeit der Kommunikation

1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung.
2. Für die Postfächer von Geschäftskunden und öffentlichen Einrichtungen handelt Sooma als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO auf Grundlage des dem Vertrag als Anlage beigefügten Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Agreement, DPA).
3. Sooma greift nicht auf den Inhalt der Kommunikation zu, außer soweit dies zur Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist; seine Mitarbeiter unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.
4. Die Daten werden in Rechenzentren in Portugal verarbeitet und gespeichert. Backups werden verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Berlin, Deutschland, aufbewahrt. Die Daten verlassen die Europäische Union nicht und werden nicht in Drittländer übermittelt.

Klausel 18: Informationssicherheit

Sooma setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, darunter die Verschlüsselung mit TLS 1.3 bei der Übertragung und AES-256 im Ruhezustand, und befindet sich im Prozess der Einführung und Zertifizierung eines Informationssicherheits-Managementsystems nach ISO/IEC 27001 sowie der Ausrichtung an den Anforderungen der Richtlinie (EU) 2022/2555 (NIS2) und ihrer nationalen Umsetzung.

Klausel 19: Haftung

1. Sooma haftet für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht werden, sowie für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.
2. Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung von Sooma für Vermögensschäden auf unmittelbare Schäden und insgesamt auf den Betrag beschränkt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlt hat.
3. Sooma haftet nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder Schäden, die auf Ursachen außerhalb seiner Kontrolle zurückzuführen sind, namentlich Ausfälle von Netzen Dritter, Handlungen Dritter oder Fälle höherer Gewalt.
4. Die in den vorstehenden Absätzen genannten Beschränkungen gelten nicht für vorsätzlich verursachte Schäden und nicht in Fällen, in denen das Gesetz eine Haftung vorschreibt, die nicht ausgeschlossen werden kann; die zwingenden Rechte der Verbraucher bleiben unberührt.

Klausel 20: Änderungen der Bedingungen

1. Sooma kann diese Bedingungen aus berechtigten Gründen ändern, namentlich bei Gesetzesänderungen, technischen Weiterentwicklungen des Dienstes oder von Dritten vorgegebenen Änderungen.
2. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden 30 Tage im Voraus mitgeteilt, unter ausdrücklichem Hinweis auf das Widerspruchsrecht und die Möglichkeit zur Kündigung.
3. Ein Kunde, der mit den Änderungen nicht einverstanden ist, kann den Vertrag bis zu dem Tag, an dem sie wirksam werden, ohne Vertragsstrafe kündigen. Die weitere Nutzung des Dienstes nach diesem Datum gilt als Zustimmung.

Klausel 21: Abtretung

Der Kunde darf seine Vertragsstellung ohne schriftliche Zustimmung von Sooma nicht abtreten. Sooma darf seine Vertragsstellung im Rahmen einer Unternehmensumstrukturierung abtreten, nach vorheriger Mitteilung an den Kunden, der den Vertrag kündigen kann, wenn er nicht einverstanden ist.

Klausel 22: Teilunwirksamkeit

Die Unwirksamkeit oder Undurchsetzbarkeit einer Bestimmung dieser Bedingungen berührt nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen, die in Kraft bleiben. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame, die dem beabsichtigten Zweck am nächsten kommt.

Klausel 23: Anwendbares Recht und Gerichtsstand

1. Diese Bedingungen unterliegen portugiesischem Recht.
2. Für Streitigkeiten aus dem Vertrag ist das Bezirksgericht Porto (Tribunal Judicial da Comarca do Porto, Juízo de Matosinhos) zuständig, unbeschadet der zwingenden Zuständigkeitsregeln für Verbraucher und der Klausel 4.

TEIL III: BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR UNTERNEHMEN UND ÖFFENTLICHE EINRICHTUNGEN

Klausel 24: Geltungsbereich

Dieser Teil gilt für Kunden, die den Dienst im Rahmen ihrer beruflichen, geschäftlichen oder institutionellen Tätigkeit beauftragen, und hat bei Abweichungen Vorrang vor Teil II. Teil I findet auf sie keine Anwendung.

Klausel 25: Nutzerverwaltung

1. Der Kunde benennt einen oder mehrere Administratoren, die für das Anlegen, Sperren und Löschen von Postfächern, die Festlegung von Nutzungsberechtigungen, die Konfiguration von Weiterleitungen und die Verwaltung der Listen zugelassener und blockierter Absender zuständig sind.
2. Der Kunde ist für die Nutzung des Dienstes durch seine Nutzer verantwortlich und stellt sicher, dass sie diese Bedingungen und die Anti-Spam-Richtlinie einhalten.
3. Der Kunde trägt als Verantwortlicher die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der in den Postfächern seiner Nutzer enthaltenen personenbezogenen Daten.

Klausel 26: Domains

1. Der Dienst wird auf einer vom Kunden angegebenen Domain bereitgestellt; der Kunde erklärt, die für deren Nutzung erforderlichen Rechte zu besitzen.
2. Wird die Domainregistrierung von Sooma als Vermittler abgewickelt, ist die Domain ein Vermögenswert des Kunden, und es gelten die Bedingungen der zuständigen Registrierungsstelle.

Klausel 27: Öffentliche Auftragsvergabe

Bei Verträgen mit öffentlichen Auftraggebern haben die in den Vergabeunterlagen des Verfahrens festgelegten Bedingungen Vorrang, insbesondere hinsichtlich Service-Levels, Vertragsstrafen, Fristen und Gerichtsstand, nach Maßgabe des portugiesischen Gesetzbuchs über öffentliche Aufträge (Código dos Contratos Públicos).

Klausel 28: Weiterverkauf und Nutzung im Auftrag Dritter

Der Weiterverkauf des Dienstes, seine Bereitstellung an Dritte oder seine Nutzung als White-Label-Lösung erfordern eine gesonderte Partnerschaftsvereinbarung mit Sooma und sind nach diesen Bedingungen nicht gestattet.

ANHANG A: Muster-Widerrufsformular

Nur ausfüllen und zurücksenden, wenn Sie den Vertrag widerrufen möchten

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