Algemene voorwaarden

DEEL I: PRECONTRACTUELE INFORMATIE EN HERROEPINGSRECHT (CONSUMENTEN)

Artikel 1: Identificatie van de aanbieder

SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA.
Rua Dom João I, 99
4450-143 Matosinhos
Portugal (EU)

Ondernemingsnummer (NIPC): 515 060 445
Telefoon: 210 205 164 of 220 280 335
Email: hello@sooma.com
Website: sooma.com

Contact: Fernando Costa
Functionaris voor gegevensbescherming: dpo@sooma.com

Artikel 2: Herroepingsrecht

1. Een Klant die consument is, beschikt over een termijn van 14 dagen om de overeenkomst zonder opgave van redenen te herroepen, op grond van Wetsbesluit nr. 24/2014 van 14 februari.
2. De termijn gaat in op de datum waarop de overeenkomst wordt gesloten.
3. To exercise this right, the consumer must communicate their decision by means of an unequivocal statement addressed to SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA., at hello@sooma.com of aan het in artikel 1 vermelde adres, en kan daarvoor het modelformulier in bijlage A gebruiken, al is het gebruik daarvan niet verplicht. Het volstaat dat de mededeling wordt verzonden vóór het verstrijken van de herroepingstermijn.
4. Zodra het herroepingsrecht is uitgeoefend, betaalt Sooma alle ontvangen betalingen terug binnen maximaal 14 dagen na ontvangst van de mededeling, met hetzelfde betaalmiddel als de consument heeft gebruikt, tenzij anders overeengekomen, zonder kosten voor de consument.
5. Als de consument heeft verzocht om de dienstverlening tijdens de herroepingstermijn te laten beginnen, betaalt hij een bedrag dat evenredig is aan de dienst die daadwerkelijk is verleend tot aan de mededeling van de herroeping.
6. Het herroepingsrecht geldt niet voor de levering van goederen of diensten die volledig zijn uitgevoerd en waarvan de uitvoering is begonnen met voorafgaande uitdrukkelijke instemming van de consument en diens erkenning dat hij daarmee het herroepingsrecht verliest, met name domeinregistratie en de uitgifte van digitale certificaten, die op het moment van aankoop worden gekocht en uitgevoerd.

Artikel 3: Commerciële garantie van 60 dagen

1. Los van het in artikel 2 bedoelde recht verleent Sooma alle Klanten een commerciële tevredenheidsgarantie: binnen 60 dagen na de eerste aankoop kan de Klant de overeenkomst beëindigen en een volledige terugbetaling krijgen van de bedragen die voor de e-maildiensten zijn betaald, zonder opgave van redenen, door een verzoek te sturen naar support@sooma.com.
2. De garantie geldt voor alle abonnementen, inclusief Aangetekende e-mail.
3. Diensten van derden die op het moment van aankoop al zijn verbruikt, vallen buiten de garantie, met name domeinregistratie en de uitgifte van digitale certificaten. Dit zijn activa van de Klant, verworven bij registers en certificeringsinstanties, waarbij Sooma louter als tussenpersoon optreedt.
4. De garantie kan niet worden ingeroepen door een Klant wiens account is geschorst of beëindigd wegens schending van deze Voorwaarden of van het Antispambeleid.
5. Deze garantie is een commerciële voorwaarde die Sooma vrijwillig verleent en beperkt op geen enkele wijze de rechten die consumenten bij wet toekomen.

Artikel 4: Alternatieve geschillenbeslechting

1. In geval van een geschil kan de consument zich wenden tot CICAP, Centrum voor Consumenteninformatie en Arbitrage van Porto (Centro de Informação de Consumo e Arbitragem do Porto) (cicap.pt), de bevoegde instantie voor alternatieve beslechting van consumentengeschillen, op grond van Wet nr. 144/2015 van 8 september.
2. Het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting en het elektronische Klachtenboek (Livro de Reclamações) zijn eveneens beschikbaar op livroreclamacoes.pt.

DEEL II: ALGEMENE GEBRUIKSVOORWAARDEN

Artikel 5: Doel en toepassingsgebied

1. Deze Voorwaarden regelen de toegang tot en het gebruik van de diensten die Sooma levert: zakelijke e-mail in de abonnementen Essentieel, Professioneel en Corporate, Aangetekende e-mail, agenda en contacten, het beheerpaneel en aanverwante diensten (de “Dienst”), evenals het gebruik van de website sooma.com.
2. Webhosting en het bouwen van websites maken geen deel uit van de Dienst en worden afzonderlijk gecontracteerd.
3. Het gebruik van de Dienst houdt de volledige aanvaarding in van deze Voorwaarden, het Privacybeleid, het Cookiebeleid en het Antispambeleid.
4. Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij Sooma deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

Artikel 6: Overeenkomst en account

1. De overeenkomst wordt geacht te zijn gesloten op het moment dat Sooma de aanmelding bevestigt, door middel van een bericht aan het door de Klant opgegeven adres.
2. De Klant verbindt zich ertoe juiste, volledige en actuele informatie te verstrekken en elke relevante wijziging onmiddellijk te melden.
3. Toegangsgegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk. De Klant is verantwoordelijk voor het veilig bewaren ervan en is aansprakelijk voor handelingen die via zijn account worden verricht, ook die van derden aan wie hij, al dan niet door nalatigheid, toegang heeft gegeven, tenzij hij aantoont dat het gebruik hem niet kan worden toegerekend.
4. De Klant moet onmiddellijk melding maken bij support@sooma.com van elk ongeoorloofd gebruik waarvan hij kennis krijgt.

Artikel 7: Beschikbaarheid van de Dienst

1. Sooma garandeert een gemiddelde beschikbaarheid van de Dienst van 99,9 % per kalendermaand.
2. De verplichting van Sooma beperkt zich tot de communicatie tussen haar servers en een door haar gekozen geschikt internetaansluitpunt. Sooma heeft geen controle over de beschikbaarheid of betrouwbaarheid van gegevenspaden buiten haar netwerk en is niet aansprakelijk voor de bezorging van berichten op systemen van derden of voor filterbeslissingen van andere operatoren.
3. Bij de berekening van de beschikbaarheid wordt geen rekening gehouden met: geplande onderhoudsvensters die redelijkerwijs vooraf zijn aangekondigd; onderbrekingen die aan de Klant, zijn systemen of derden zijn toe te schrijven; en gevallen van overmacht.
4. Als de gemeten maandelijkse beschikbaarheid onder het gegarandeerde niveau ligt, heeft de Klant recht op een tegoed op de maandelijkse vergoeding voor de betrokken dienst, verrekend op de volgende factuur:
   
   

   Gemeten maandelijkse beschikbaarheid	Tegoed op de maandelijkse vergoeding
   Gelijk aan of hoger dan 99,0 % en lager dan 99,9 %	10%
   Gelijk aan of hoger dan 95,0 % en lager dan 99,0 %	20%
   Lager dan 95,0 %	30%

5. Het tegoed moet worden aangevraagd bij support@sooma.com binnen 30 dagen na het einde van de betrokken maand, vormt het enige rechtsmiddel bij het niet halen van het serviceniveau en kan niet in geld worden omgezet.

Artikel 8: Opslagcapaciteit

1. De opslagcapaciteit van elke mailbox hangt af van het gekozen abonnement, volgens de geldende prijslijst.
2. Zodra de gecontracteerde capaciteit is opgebruikt, worden berichten aan de Klant teruggestuurd naar de afzenders, die een bericht van niet-bezorging ontvangen, en is het niet langer mogelijk om nieuwe inhoud aan de mailbox toe te voegen.
3. De Klant kan het ruimtegebruik controleren in het beheerpaneel en op elk moment van abonnement wisselen, overeenkomstig artikel 10.

Artikel 9: Verzendlimieten en misbruik

1. Elk account is onderworpen aan een limiet van 2.000 berichten per dag, bedoeld om de reputatie van de infrastructuur te beschermen en de impact van gecompromitteerde accounts te beperken. Legitieme behoeften aan hogere volumes moeten vooraf aan Sooma worden voorgelegd.
2. Het is verboden de Dienst te gebruiken voor, met name:
   
   1. Het verzenden van berichten met een valse of misleidende afzenderidentificatie;
   2. Het verzenden van ongevraagde berichten (“spam”), alsook het opgeven van een Sooma-adres als antwoordadres voor dergelijke berichten die via derden worden verzonden;
   3. Het opslaan of verzenden van virussen, malware of hulpmiddelen om beschermingsmaatregelen te omzeilen;
   4. Computersabotage of ongeoorloofde toegang tot systemen van derden, alsook voorbereidende handelingen;
   5. Het opslaan of verzenden van inhoud die inbreuk maakt op auteursrechten, industriële-eigendomsrechten, persoonlijkheidsrechten of mededingingsregels;
   6. Het opslaan of verzenden van inhoud waarvan de verspreiding bij wet verboden is, met name pornografisch materiaal waarbij minderjarigen betrokken zijn, inhoud die aanzet tot haat of geweld en propaganda voor verboden organisaties;
   7. Het omzeilen van technische verzendlimieten of antimisbruikmechanismen.
3. De Klant verbindt zich ertoe Sooma te vrijwaren tegen aanspraken van derden als gevolg van inhoud die via zijn account is verspreid, met name wegens vermeende inbreuk op auteursrechten, industriële-eigendomsrechten of persoonlijkheidsrechten, met inbegrip van redelijke kosten voor onderzoek en juridische verdediging.
4. Sooma is niet verplicht berichten van derden die erop gericht zijn gevoelige informatie te verkrijgen door zich als de afzender voor te doen (“phishing”) in de mailbox van de Klant te bezorgen, en mag de ontvangst ervan blokkeren of ze verwijderen zodra ze zijn geïdentificeerd.

Artikel 10: Prijzen, facturering en wijzigingen

1. De actuele prijzen zijn beschikbaar op sooma.com/nl/prijzen, worden weergegeven per gebruiker per maand en zijn exclusief btw, die tegen het geldende wettelijke tarief wordt toegevoegd.
2. Abonnementen kunnen binnen hetzelfde account worden gecombineerd, zodat elke gebruiker het abonnement heeft dat bij zijn rol past.
3. Facturering is maandelijks of jaarlijks. Bij jaarlijkse facturering geniet de Klant een korting die overeenkomt met twee maanden dienstverlening: hij betaalt tien maanden voor twaalf maanden gebruik.
4. De volgende betaalmethoden worden aanvaard: bankoverschrijving, Multibanco, Visa-kaart en automatische incasso.
5. Wijzigingen van het abonnement en van het aantal gebruikers kunnen op elk moment worden doorgevoerd, waarbij de bedragen pro rata worden aangepast aan de resterende periode van de lopende factureringscyclus.
6. Prijswijzigingen worden 30 dagen van tevoren aangekondigd, en de Klant kan de overeenkomst zonder boete beëindigen tot de datum waarop ze ingaan.

Artikel 11: Betalingsachterstand en beperking van de Dienst

1. Bij niet-betaling stelt Sooma de Klant daarvan in kennis en kan zij de functies van het account technisch beperken.
2. Als 60 dagen na de vervaldatum nog niet is betaald, kan Sooma de Dienst opschorten en, als de niet-betaling aanhoudt, de overeenkomst beëindigen.
3. Opschorting of beëindiging wegens niet-betaling doet geen afbreuk aan de opeisbaarheid van de verschuldigde bedragen.

Artikel 12: Duur, opzegging en beëindiging om gegronde redenen

1. De overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd gesloten, tenzij een abonnement met vaste looptijd wordt afgenomen.
2. De Klant kan op elk moment opzeggen, met ingang van het einde van de lopende factureringsperiode, zonder terugbetaling van reeds verstreken periodes en onverminderd de artikelen 2 en 3.
3. Sooma kan opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.
4. Elke partij kan de overeenkomst beëindigen wegens ernstige of herhaalde tekortkoming van de andere partij. Voor Sooma gelden als beëindigingsgronden met name het in artikel 9 bedoelde misbruik en schending van het Antispambeleid.
5. Opzegging en beëindiging moeten schriftelijk worden meegedeeld; mededeling per e-mail wordt aanvaard.

Artikel 13: Migratie, export en verwijdering van gegevens

1. Begeleide migratie vanaf een vorige aanbieder is inbegrepen, zonder extra kosten, zoals beschreven op sooma.com/nl/migratie. Sooma is niet aansprakelijk voor beperkingen die de bronaanbieder oplegt.
2. De Klant kan de inhoud van zijn account op elk moment exporteren via standaardprotocollen (IMAP) of het Sooma-team om hulp vragen.
3. Na afloop van de overeenkomst bewaart Sooma de accountgegevens gedurende 60 dagen, een termijn die de Klant in staat moet stellen inhoud terug te halen, waarna zij deze onherroepelijk verwijdert. De Klant behoudt het recht om onmiddellijke verwijdering te vragen.
4. Gegevens waarvan de bewaring wettelijk verplicht is of die als bewijs noodzakelijk zijn, worden niet verwijderd, met name het bewijs van de dienst Aangetekende e-mail (certificaten van verzending en bezorging), dat 7 jaar vanaf afgifte wordt bewaard.

Artikel 14: Back-ups en verantwoordelijkheid voor gegevens

1. Sooma onderhoudt back-upprocedures voor haar infrastructuur, bedoeld om de Dienst te herstellen.
2. De Klant is verantwoordelijk voor het bewaren van eigen kopieën van inhoud die voor hem relevant is, met een frequentie die bij zijn activiteit past. Deze verplichting geldt ongeacht de kopieën die Sooma bewaart.
3. De Klant erkent dat het risico van gegevensverlies of -beschadiging niet volledig kan worden uitgesloten, zelfs wanneer de vereiste zorgvuldigheid in acht wordt genomen.

Artikel 15: Door de Klant versleutelde inhoud

Als de Klant berichten of andere inhoud met eigen sleutels versleutelt, is hij als enige verantwoordelijk voor het bewaren van de ontsleutelingssleutels. Bij verlies van de sleutel is het herstellen van de inhoud technisch onmogelijk: Sooma heeft geen kopie en geen alternatief toegangsmiddel.

Artikel 16: Intellectuele eigendom

1. De software, merken, onderscheidingstekens en inhoud van de Dienst en de website behoren toe aan Sooma of haar licentiegevers.
2. De inhoud die in de mailboxen is opgeslagen, behoort toe aan de Klant, die alle rechten daarop behoudt.

Artikel 17: Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid van communicatie

1. De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door het Privacybeleid.
2. Voor de mailboxen van zakelijke klanten en overheidsinstanties treedt Sooma op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, op grond van de verwerkersovereenkomst (DPA) die als bijlage bij de overeenkomst is gevoegd.
3. Sooma heeft geen toegang tot de inhoud van communicatie, behalve voor zover strikt noodzakelijk om de Dienst te leveren of wanneer de wet dit vereist, en haar medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
4. Gegevens worden verwerkt en opgeslagen in datacenters in Portugal. Back-ups worden versleuteld bewaard in een datacenter in Berlijn, Duitsland. De gegevens verlaten de Europese Unie niet en worden niet doorgegeven aan derde landen.

Artikel 18: Informatiebeveiliging

Sooma treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder TLS 1.3-versleuteling tijdens transport en AES-256 in rust, en is bezig met de invoering en certificering van een managementsysteem voor informatiebeveiliging overeenkomstig ISO/IEC 27001, evenals met de afstemming op de vereisten van Richtlijn (EU) 2022/2555 (NIS2) en de nationale omzetting daarvan.

Artikel 19: Aansprakelijkheid

1. Sooma is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid en voor schending van wezenlijke contractuele verplichtingen.
2. Voor zover de wet dit toestaat, is de aansprakelijkheid van Sooma voor financiële schade beperkt tot directe schade en, in totaal, tot het bedrag dat de Klant heeft betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de vordering heeft geleid.
3. Sooma is niet aansprakelijk voor winstderving, indirecte schade of schade die voortvloeit uit oorzaken buiten haar controle, met name storingen in netwerken van derden, handelingen van derden of gevallen van overmacht.
4. De beperkingen in de voorgaande leden gelden niet voor schade veroorzaakt door opzet, noch voor situaties waarin de wet een aansprakelijkheid oplegt die niet kan worden uitgesloten, en doen geen afbreuk aan de dwingende rechten van consumenten.

Artikel 20: Wijziging van de Voorwaarden

1. Sooma kan deze Voorwaarden wijzigen wanneer daar gegronde redenen voor zijn, met name wetswijzigingen, technische ontwikkelingen van de Dienst of wijzigingen die door derden worden opgelegd.
2. Wezenlijke wijzigingen worden de Klant 30 dagen van tevoren meegedeeld, met uitdrukkelijke vermelding van het recht om bezwaar te maken en de mogelijkheid om op te zeggen.
3. Een Klant die niet akkoord gaat met de wijzigingen kan de overeenkomst zonder boete beëindigen tot de datum waarop ze van kracht worden. Voortgezet gebruik van de Dienst na die datum geldt als aanvaarding.

Clausule 21: Overdracht

De Klant mag zijn contractuele positie niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Sooma. Sooma mag haar positie overdragen in het kader van een bedrijfsreorganisatie, na voorafgaande kennisgeving aan de Klant, die de overeenkomst kan beëindigen als hij daar niet mee instemt.

Clausule 22: Gedeeltelijke ongeldigheid

De ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van een bepaling van deze Voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan; die blijven van kracht. De partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die het beoogde doel zo dicht mogelijk benadert.

Clausule 23: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

1. Op deze Voorwaarden is Portugees recht van toepassing.
2. De rechtbank van het arrondissement Porto (Tribunal Judicial da Comarca do Porto, Juízo de Matosinhos) is bevoegd om geschillen die uit de overeenkomst voortvloeien te beslechten, onverminderd de dwingende bevoegdheidsregels die op consumenten van toepassing zijn en onverminderd Clausule 4.

DEEL III: BIJZONDERE VOORWAARDEN VOOR BEDRIJVEN EN OVERHEIDSINSTANTIES

Clausule 24: Toepassingsgebied

Dit Deel is van toepassing op Klanten die de Dienst afnemen in het kader van hun beroeps-, bedrijfs- of institutionele activiteit en heeft bij tegenstrijdigheid voorrang op Deel II. Deel I is op hen niet van toepassing.

Clausule 25: Gebruikersbeheer

1. De Klant wijst een of meer beheerders aan, die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken, opschorten en verwijderen van mailboxen, het instellen van gebruiksrechten, het configureren van doorsturen en het beheren van lijsten met toegestane en geblokkeerde afzenders.
2. De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst door zijn gebruikers en zorgt ervoor dat zij deze Voorwaarden en het Antispambeleid naleven.
3. De Klant is, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens in de mailboxen van zijn gebruikers.

Clausule 26: Domeinen

1. De Dienst wordt geleverd op een door de Klant opgegeven domein, waarbij de Klant verklaart over de rechten te beschikken die nodig zijn om dat domein te gebruiken.
2. Wanneer de domeinregistratie door Sooma als tussenpersoon wordt afgehandeld, is het domein eigendom van de Klant en gelden de voorwaarden van het bevoegde register.

Clausule 27: Overheidsopdrachten

In overeenkomsten met aanbestedende diensten hebben de voorwaarden in het bestek van de procedure voorrang, met name wat betreft serviceniveaus, boetes, termijnen en bevoegde rechter, overeenkomstig het Wetboek Overheidsopdrachten (Código dos Contratos Públicos).

Clausule 28: Doorverkoop en gebruik ten behoeve van derden

Doorverkoop van de Dienst, het ter beschikking stellen ervan aan derden of het gebruik ervan als white label vereisen een specifieke partnerovereenkomst met Sooma en zijn onder deze Voorwaarden niet toegestaan.

BIJLAGE A: Modelformulier voor herroeping

Alleen invullen en terugsturen als u de overeenkomst wilt herroepen

Hier downloaden →