Conditions générales

PARTIE I : INFORMATIONS PRÉCONTRACTUELLES ET DROIT DE RÉTRACTATION (CONSOMMATEURS)

Clause 1 : Identification du prestataire

SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA.
Rua Dom João I, 99
4450-143 Matosinhos
Portugal (UE)

Numéro d’entreprise (NIPC) : 515 060 445
Téléphone : 210 205 164 ou 220 280 335
Email: hello@sooma.com
Website: sooma.com

Contact : Fernando Costa
Délégué à la protection des données : dpo@sooma.com

Clause 2 : Droit de rétractation

1. Le Client consommateur dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter du contrat, sans avoir à motiver sa décision, conformément au décret-loi n° 24/2014 du 14 février.
2. Le délai court à compter de la date de conclusion du contrat.
3. To exercise this right, the consumer must communicate their decision by means of an unequivocal statement addressed to SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA., at hello@sooma.com ou à l’adresse indiquée à la clause 1, et peut utiliser le formulaire type figurant à l’annexe A, sans que son utilisation soit obligatoire. Il suffit que la communication soit envoyée avant l’expiration du délai de rétractation.
4. Une fois le droit de rétractation exercé, Sooma rembourse tous les paiements reçus dans un délai maximal de 14 jours à compter de la réception de la communication, en utilisant le même moyen de paiement que celui utilisé par le consommateur, sauf accord contraire, et sans frais pour le consommateur.
5. Si le consommateur a demandé que la prestation du service commence pendant le délai de rétractation, il doit payer un montant proportionnel au service effectivement fourni jusqu’à la communication de la rétractation.
6. Le droit de rétractation ne s’applique pas à la fourniture de biens ou de services pleinement exécutés dont l’exécution a commencé avec l’accord préalable exprès du consommateur et sa reconnaissance qu’il perdrait son droit de rétractation, notamment l’enregistrement de noms de domaine et l’émission de certificats numériques, achetés et exécutés au moment de l’achat.

Clause 3 : Garantie commerciale de 60 jours

1. Indépendamment du droit prévu à la clause 2, Sooma accorde à tous les Clients une garantie commerciale de satisfaction : dans les 60 jours suivant l’achat initial, le Client peut résilier le contrat et obtenir le remboursement intégral des montants payés pour les services e-mail, sans avoir à se justifier, en adressant une demande à support@sooma.com.
2. La garantie couvre toutes les offres, y compris l’E-mail recommandé.
3. Les services de tiers déjà consommés au moment de l’achat sont exclus de la garantie, notamment l’enregistrement de noms de domaine et l’émission de certificats numériques. Il s’agit d’actifs du Client, acquis auprès de registres et d’autorités de certification, Sooma n’agissant qu’en qualité d’intermédiaire.
4. La garantie ne peut être invoquée par un Client dont le compte a été suspendu ou résilié pour violation des présentes Conditions ou de la Politique anti-spam.
5. Cette garantie est une condition commerciale accordée volontairement par Sooma et ne limite en rien les droits conférés aux consommateurs par la loi.

Clause 4 : Résolution alternative des litiges

1. En cas de litige, le consommateur peut s’adresser au CICAP, Centre d’information et d’arbitrage de la consommation de Porto (Centro de Informação de Consumo e Arbitragem do Porto) (cicap.pt), entité compétente en matière de résolution alternative des litiges de consommation, au titre de la loi n° 144/2015 du 8 septembre.
2. La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges et le Livre de réclamations électronique (Livro de Reclamações) sont également disponibles à l’adresse livroreclamacoes.pt.

PARTIE II : CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION

Clause 5 : Objet et champ d’application

1. Les présentes Conditions régissent l’accès aux services fournis par Sooma et leur utilisation : e-mail professionnel dans les offres Essentiel, Professionnel et Corporate, E-mail recommandé, agenda et contacts, panneau d’administration et services connexes (le « Service »), ainsi que l’utilisation du site sooma.com.
2. L’hébergement web et la création de sites web ne font pas partie du Service et font l’objet d’un contrat distinct.
3. L’utilisation du Service implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions, de la Politique de confidentialité, de la Politique relative aux cookies et de la Politique anti-spam.
4. Aucune condition générale du Client ne s’applique, sauf acceptation expresse et écrite de Sooma.

Clause 6 : Contrat et compte

1. Le contrat est réputé conclu dès la confirmation de la souscription par Sooma, au moyen d’un message envoyé à l’adresse fournie par le Client.
2. Le Client s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour, et à signaler immédiatement tout changement pertinent.
3. Les identifiants d’accès sont personnels et confidentiels. Le Client est responsable de leur conservation en lieu sûr et répond des actes accomplis par l’intermédiaire de son compte, y compris ceux de tiers auxquels il a donné accès, même par négligence, à moins qu’il ne démontre que l’utilisation ne lui est pas imputable.
4. Le Client doit signaler immédiatement à support@sooma.com toute utilisation non autorisée dont il a connaissance.

Clause 7 : Disponibilité du Service

1. Sooma garantit une disponibilité moyenne du Service de 99,9 % par mois civil.
2. L’obligation de Sooma se limite à la communication entre ses serveurs et un point de connexion Internet approprié choisi par elle. Sooma ne contrôle pas la disponibilité ni la fiabilité des chemins de données hors de son réseau, et n’est pas responsable de la remise des messages sur des systèmes tiers ni des décisions de filtrage prises par d’autres opérateurs.
3. Ne sont pas pris en compte dans le calcul de la disponibilité : les fenêtres de maintenance programmée, notifiées avec un préavis raisonnable ; les interruptions imputables au Client, à ses systèmes ou à des tiers ; et les cas de force majeure.
4. Si la disponibilité mensuelle mesurée est inférieure au niveau garanti, le Client a droit à un crédit sur la redevance mensuelle du service concerné, appliqué sur la facture suivante :
   
   

   Disponibilité mensuelle mesurée	Crédit sur la redevance mensuelle
   Égale ou supérieure à 99,0 % et inférieure à 99,9 %	10%
   Égale ou supérieure à 95,0 % et inférieure à 99,0 %	20%
   Inférieure à 95,0 %	30%

5. Le crédit doit être demandé à support@sooma.com dans les 30 jours suivant la fin du mois concerné ; il constitue l’unique recours en cas de non-respect du niveau de service et ne peut être converti en espèces.

Clause 8 : Capacité de stockage

1. La capacité de stockage de chaque boîte mail dépend de l’offre souscrite, selon la grille tarifaire en vigueur.
2. Une fois la capacité souscrite épuisée, les messages adressés au Client sont renvoyés à leurs expéditeurs, qui reçoivent un avis de non-remise, et il n’est plus possible d’ajouter de nouveau contenu à la boîte mail.
3. Le Client peut consulter l’espace utilisé dans le panneau d’administration et changer d’offre à tout moment, conformément à la clause 10.

Clause 9 : Limites d’envoi et utilisation abusive

1. Chaque compte est soumis à une limite de 2 000 messages par jour, destinée à protéger la réputation de l’infrastructure et à contenir l’impact des comptes compromis. Les besoins légitimes de volumes supérieurs doivent être soumis à Sooma au préalable.
2. Il est interdit d’utiliser le Service, notamment, pour :
   
   1. Envoyer des messages avec une identification d’expéditeur fausse ou trompeuse ;
   2. Envoyer des communications non sollicitées (« spam »), ainsi qu’indiquer une adresse Sooma comme adresse de réponse pour de telles communications envoyées par l’intermédiaire de tiers ;
   3. Stocker ou envoyer des virus, des logiciels malveillants ou des outils conçus pour contourner des mesures de protection ;
   4. Commettre un sabotage informatique ou accéder sans autorisation à des systèmes tiers, ainsi que les actes préparatoires ;
   5. Stocker ou envoyer des contenus portant atteinte au droit d’auteur, aux droits de propriété industrielle, aux droits de la personnalité ou aux règles de concurrence ;
   6. Stocker ou envoyer des contenus dont la diffusion est interdite par la loi, notamment du matériel pornographique impliquant des mineurs, des contenus incitant à la haine ou à la violence et de la propagande pour des organisations interdites ;
   7. Contourner les limites techniques d’envoi ou les mécanismes anti-abus.
3. Le Client s’engage à garantir Sooma contre toute réclamation de tiers résultant de contenus diffusés par l’intermédiaire de son compte, notamment pour atteinte alléguée au droit d’auteur, à la propriété industrielle ou aux droits de la personnalité, y compris les frais raisonnables d’enquête et de défense juridique.
4. Sooma n’est pas tenue de remettre dans la boîte mail du Client des messages de tiers visant à obtenir des informations sensibles en usurpant l’identité de l’expéditeur (« phishing »), et peut en bloquer la réception ou les supprimer lorsqu’ils sont identifiés.

Clause 10 : Prix, facturation et modifications

1. Les prix en vigueur sont disponibles sur sooma.com/fr/tarifs, sont indiqués par utilisateur et par mois et s’entendent hors TVA, ajoutée au taux légal applicable.
2. Les offres peuvent être combinées au sein d’un même compte, de sorte que chaque utilisateur dispose de l’offre adaptée à son rôle.
3. La facturation est mensuelle ou annuelle. En facturation annuelle, le Client bénéficie d’une remise équivalente à deux mois de service, en payant dix mois pour douze mois d’utilisation.
4. Les moyens de paiement acceptés sont les suivants : virement bancaire, Multibanco, carte Visa et prélèvement automatique.
5. Les changements d’offre et de nombre d’utilisateurs peuvent être effectués à tout moment, les montants étant ajustés au prorata de la période restante du cycle de facturation en cours.
6. Les modifications de prix sont notifiées avec un préavis de 30 jours, et le Client peut résilier le contrat sans pénalité jusqu’à la date de leur entrée en vigueur.

Clause 11 : Retard de paiement et limitation du Service

1. En cas de non-paiement, Sooma en informe le Client et peut limiter techniquement les fonctionnalités du compte.
2. Si le paiement n’a pas été effectué 60 jours après la date d’échéance, Sooma peut suspendre le Service et, si le non-paiement persiste, résilier le contrat.
3. La suspension ou la résiliation pour non-paiement n’affecte pas l’exigibilité des montants dus.

Clause 12 : Durée, dénonciation et résiliation pour motif grave

1. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, sauf souscription d’une durée déterminée.
2. Le Client peut dénoncer le contrat à tout moment, avec effet à la fin de la période de facturation en cours, sans remboursement des périodes déjà écoulées et sans préjudice des clauses 2 et 3.
3. Sooma peut dénoncer le contrat moyennant un préavis de 30 jours.
4. Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave ou répété de l’autre partie. Pour Sooma, constituent notamment des motifs de résiliation l’utilisation abusive prévue à la clause 9 et la violation de la Politique anti-spam.
5. La dénonciation et la résiliation doivent être communiquées par écrit, la communication par e-mail étant acceptée.

Clause 13 : Migration, export et suppression des données

1. La migration assistée depuis un fournisseur précédent est incluse, sans frais supplémentaires, comme décrit sur sooma.com/fr/migration. Sooma n’est pas responsable des limitations imposées par le fournisseur d’origine.
2. Le Client peut exporter le contenu de son compte à tout moment via des protocoles standard (IMAP), ou demander l’aide de l’équipe Sooma.
3. À la fin du contrat, Sooma conserve les données du compte pendant 60 jours, délai destiné à permettre au Client de récupérer son contenu, après quoi elle les supprime de manière irréversible. Le Client conserve le droit de demander la suppression immédiate.
4. Les données dont la conservation est exigée par la loi ou nécessaire à titre de preuve sont exclues de la suppression, notamment les preuves du service E-mail recommandé (certificats d’envoi et de remise), conservées pendant 7 ans à compter de leur émission.

Clause 14 : Sauvegardes et responsabilité relative aux données

1. Sooma maintient des procédures de sauvegarde de son infrastructure, destinées à rétablir le Service.
2. Le Client est responsable de la conservation de ses propres copies des contenus qui lui importent, à des intervalles adaptés à son activité. Cette obligation s’applique indépendamment des copies conservées par Sooma.
3. Le Client reconnaît que le risque de perte ou de corruption de données ne peut être totalement éliminé, même lorsque les devoirs de diligence requis sont respectés.

Clause 15 : Contenus chiffrés par le Client

Si le Client chiffre des messages ou d’autres contenus avec ses propres clés, il est seul responsable de la conservation des clés de déchiffrement. En cas de perte de la clé, la récupération du contenu est techniquement impossible : Sooma n’en détient aucune copie et ne dispose d’aucun autre moyen d’accès.

Clause 16 : Propriété intellectuelle

1. Les logiciels, marques, signes distinctifs et contenus du Service et du site web appartiennent à Sooma ou à ses concédants de licence.
2. Les contenus stockés dans les boîtes mail appartiennent au Client, qui en conserve tous les droits.

Clause 17 : Protection des données et confidentialité des communications

1. Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de confidentialité.
2. Pour les boîtes mail des clients professionnels et des organismes publics, Sooma agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, dans le cadre de l’accord de traitement des données (DPA) annexé au contrat.
3. Sooma n’accède pas au contenu des communications, sauf dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture du Service ou lorsque la loi l’exige, et son personnel est tenu à une obligation de confidentialité.
4. Les données sont traitées et stockées dans des centres de données situés au Portugal. Les sauvegardes sont conservées, chiffrées, dans un centre de données situé à Berlin, en Allemagne. Les données ne quittent pas l’Union européenne et ne sont pas transférées vers des pays tiers.

Clause 18 : Sécurité de l’information

Sooma met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dont le chiffrement TLS 1.3 en transit et AES-256 au repos, et procède à la mise en place et à la certification d’un système de management de la sécurité de l’information conforme à la norme ISO/IEC 27001, ainsi qu’à l’alignement sur les exigences de la directive (UE) 2022/2555 (NIS2) et de sa transposition nationale.

Clause 19 : Responsabilité

1. Sooma est responsable des dommages causés par dol ou faute lourde et en cas de manquement à des obligations contractuelles essentielles.
2. Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Sooma pour les pertes financières est limitée aux dommages directs et, au total, au montant payé par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la réclamation.
3. Sooma n’est pas responsable des pertes de bénéfices, des pertes indirectes ni des dommages résultant de causes indépendantes de sa volonté, notamment les défaillances de réseaux tiers, les actes de tiers ou les cas de force majeure.
4. Les limitations prévues aux paragraphes précédents ne s’appliquent pas aux dommages causés par dol, ni aux situations dans lesquelles la loi impose une responsabilité qui ne peut être exclue, et n’affectent pas les droits impératifs des consommateurs.

Clause 20 : Modification des Conditions

1. Sooma peut modifier les présentes Conditions pour des motifs légitimes, notamment des changements législatifs, des évolutions techniques du Service ou des modifications imposées par des tiers.
2. Les modifications substantielles sont notifiées au Client avec un préavis de 30 jours, en mentionnant expressément le droit de s’y opposer et la faculté de résilier.
3. Le Client qui n’accepte pas les modifications peut résilier le contrat, sans pénalité, jusqu’à la date de leur entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation du Service après cette date vaut acceptation.

Clause 21 : Cession

Le Client ne peut céder sa position contractuelle sans le consentement écrit de Sooma. Sooma peut céder sa position dans le cadre d’une réorganisation de l’entreprise, moyennant notification préalable au Client, qui peut résilier le contrat s’il n’est pas d’accord.

Clause 22 : Nullité partielle

La nullité ou l’inapplicabilité de toute disposition des présentes Conditions n’affecte pas la validité des autres dispositions, qui restent en vigueur. Les parties remplaceront la disposition nulle par une disposition valide correspondant au mieux à l’objectif visé.

Clause 23 : Droit applicable et juridiction compétente

1. Les présentes Conditions sont régies par le droit portugais.
2. Le Tribunal judiciaire de l’arrondissement de Porto (Tribunal Judicial da Comarca do Porto, Juízo de Matosinhos) est compétent pour trancher les litiges découlant du contrat, sans préjudice des règles impératives de compétence applicables aux consommateurs et de la Clause 4.

PARTIE III : CONDITIONS PARTICULIÈRES POUR LES ENTREPRISES ET LES ORGANISMES PUBLICS

Clause 24 : Champ d’application

La présente Partie s’applique aux Clients qui souscrivent le Service dans le cadre de leur activité professionnelle, commerciale ou institutionnelle, et prévaut sur la Partie II en cas de divergence. La Partie I ne leur est pas applicable.

Clause 25 : Administration des utilisateurs

1. Le Client désigne un ou plusieurs administrateurs, chargés de créer, suspendre et supprimer les boîtes mail, de définir les permissions d’utilisation, de configurer les redirections et de gérer les listes d’expéditeurs autorisés et bloqués.
2. Le Client est responsable de l’utilisation du Service par ses utilisateurs et veille à ce qu’ils respectent les présentes Conditions et la Politique anti-spam.
3. Le Client, en qualité de responsable du traitement, est responsable de la licéité du traitement des données à caractère personnel contenues dans les boîtes mail de ses utilisateurs.

Clause 26 : Domaines

1. Le Service est fourni sur un domaine indiqué par le Client, qui déclare détenir les droits nécessaires à son utilisation.
2. Lorsque l’enregistrement du domaine est effectué par Sooma en qualité d’intermédiaire, le domaine est un actif du Client et les conditions du registre compétent s’appliquent.

Clause 27 : Marchés publics

Dans les contrats conclus avec des pouvoirs adjudicateurs, les conditions fixées dans le cahier des charges de la procédure prévalent, notamment en matière de niveaux de service, de pénalités, de délais et de juridiction, conformément au Code des contrats publics (Código dos Contratos Públicos).

Clause 28 : Revente et utilisation pour le compte de tiers

La revente du Service, sa fourniture à des tiers ou son utilisation en marque blanche nécessitent un accord de partenariat spécifique avec Sooma et ne sont pas autorisées au titre des présentes Conditions.

ANNEXE A : Formulaire type de rétractation

À compléter et à renvoyer uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat

Télécharger ici →