Conformité et souveraineté des données pour le secteur public.
E-mail institutionnel hébergé dans l’UE (Portugal), conformité RGPD démontrable et communications avec preuve d’envoi et de remise, avec une facturation dans l’UE et une équipe qui répond depuis le Portugal.
- Hébergement européen
- Conformité RGPD
- Facturation dans l’UE
Exigences satisfaites
Ce qu’un organisme public doit garantir.
Quatre exigences courantes des cahiers des charges, satisfaites d’emblée.
Hébergement européen
Les données des citoyens et des agents sur des serveurs situés en Europe, sous juridiction exclusivement européenne.
Conformité RGPD
Une traçabilité complète et une documentation de conformité pour répondre aux audits et aux demandes des personnes concernées.
Facturation dans l’UE
Société établie dans l’UE, numéro de TVA intracommunautaire, facturation en euros. Aucun intermédiaire non européen dans la procédure de passation de marché.
E-mail recommandé
Notifications officielles et communications avec preuve d’envoi et de remise, recevables devant les tribunaux.
Souveraineté numérique
Les données des citoyens ne devraient pas dépendre d’accords transatlantiques.
Les cadres de transfert de données UE-États-Unis se sont déjà effondrés deux fois et font face à une nouvelle contestation. Pour un organisme public, la réponse la plus simple est structurelle : données en Europe, juridiction exclusivement européenne, aucun transfert.
Le contexte européen
Le secteur public européen réduit déjà sa dépendance.
La France, l’Italie, l’Allemagne et les Pays-Bas ont pris des mesures concrètes ces dernières années. D’autres, comme le Portugal, ont approuvé des plans nationaux dont la mise en œuvre est encore à des années. Les organismes publics n’ont pas à les attendre pour protéger leur e-mail.
France
Depuis 2021, la doctrine « Cloud au centre » réserve les systèmes de l’État contenant des données sensibles aux clouds qualifiés (SecNumCloud), immunisés contre les lois non européennes. Elle a mis fin à la migration des ministères vers les suites cloud américaines, e-mail compris.
Italie
La stratégie cloud italienne (Strategia Cloud Italia) classe les données publiques (ordinaires, critiques, stratégiques) et a créé le Polo Strategico Nazionale : les données critiques et stratégiques résident sur une infrastructure qualifiée sous contrôle national, avec des centaines d’administrations déjà à bord.
Allemagne
En 2025, le Land du Schleswig-Holstein a migré l’e-mail de toute son administration (plus de 40 000 boîtes mail) d’Exchange/Outlook vers des solutions ouvertes, et le gouvernement fédéral développe openDesk, un environnement de travail souverain pour l’administration publique.
Pays-Bas
En 2025, le Parlement a adopté une série de motions visant à stopper les migrations inutiles de l’informatique publique vers des fournisseurs cloud américains, à exiger des stratégies de sortie et à lancer un cloud d’État souverain.
Un exemple : le Portugal
Les plans nationaux existent. Leur mise en œuvre prendra des années. L’e-mail n’a pas besoin d’attendre.
Le Portugal, par exemple, a approuvé un Plan national de cloud souverain, avec une classification des données prévue d’ici 2027 et une infrastructure d’ici 2030 : la reconnaissance officielle que la dépendance actuelle est un risque. Mais aucun organisme public n’a besoin d’attendre la fin de la décennie pour protéger sa communication la plus critique : l’e-mail institutionnel peut passer dès maintenant sur une infrastructure européenne, soumise exclusivement au droit de l’UE, avec une migration assistée et sans interruption de service.
Confiance institutionnelle
Des organismes publics qui font déjà confiance à Sooma.
La municipalité de Murtosa confie son e-mail à Sooma. En gestion de domaines, la liste comprend les municipalités d’Almada et de Coimbra ainsi que l’Instituto de Informática, I.P. Et l’Ordre des avocats portugais (Ordem dos Advogados), institution d’intérêt public comptant des milliers d’utilisateurs, gère ses boîtes mail sur notre infrastructure.
Zéro papier
Notifications administratives avec preuve d’envoi et de remise, sans papier.
Convocations, notifications et communications officielles avec preuve d’envoi et de remise, avec un horodatage qualifié (eIDAS, art. 43) : instantanées, et pour une fraction du coût du papier.
Questions fréquentes
Avant de s’inscrire
Ce que les organismes publics demandent en premier.
Les e-mails de notre organisation peuvent-ils être consultés par les autorités d’autres pays ?
S’ils sont hébergés chez des fournisseurs soumis aux lois de pays tiers, oui : des législations comme la section 702 du FISA et le CLOUD Act permettent aux autorités américaines d’exiger des données des fournisseurs américains, même lorsque les serveurs se trouvent en Europe et à l’insu de l’organisation concernée. Chez Sooma, les données sont soumises exclusivement au droit européen : tout accès n’est possible qu’en vertu du droit de l’État membre de l’UE où elles sont stockées, sous contrôle judiciaire.
Et les dossiers soumis à la confidentialité : procédures disciplinaires, données de santé, informations non publiques ?
C’est ici que le risque pèse le plus. Lorsque les communications se trouvent hors de la juridiction européenne, le devoir de confidentialité ne dépend plus uniquement de l’organisation : il dépend de décisions prises par des autorités étrangères, à son insu. Avec des données en Europe, le secret administratif et la confidentialité des procédures sont protégés par le cadre juridique européen, sans exception extraterritoriale.
Où sont conservées les données des administrés et des usagers ?
Sur des serveurs en Europe, soumis exclusivement au RGPD et au droit de l’UE, sans aucun transfert vers des pays tiers.
Existe-t-il un SLA de disponibilité ?
Oui, une disponibilité de 99,9 % garantie par contrat.
La migration depuis le système actuel interrompt-elle le service ?
Non. Les données sont copiées sans suppression de la source, et le service actuel continue de fonctionner jusqu’à la validation du basculement, avec l’accompagnement de l’équipe de la planification à la mise en production.
Contactez-nous avant votre prochaine procédure de marché public.
Proposition, documentation et preuve de concept, directement par notre équipe en Europe.