Compliance und Datensouveränität für den öffentlichen Sektor.
Institutionelle E-Mail, gehostet in der EU (Portugal), nachweisbare DSGVO-Konformität und Kommunikation mit Nachweis des Versands und der Zustellung, mit Rechnungsstellung aus der EU und einem Team, das aus Portugal antwortet.
- Hosting in Europa
- DSGVO-Konformität
- Rechnungsstellung aus der EU
Erfüllte Anforderungen
Was eine öffentliche Einrichtung garantieren muss.
Vier häufige Anforderungen aus Leistungsbeschreibungen, von Anfang an erfüllt.
Hosting in Europa
Daten von Bürgern und Mitarbeitern auf Servern in Europa, unter ausschließlich europäischer Rechtshoheit.
DSGVO-Konformität
Vollständige Nachvollziehbarkeit und Compliance-Dokumentation für Audits und Anfragen betroffener Personen.
Rechnungsstellung aus der EU
Unternehmen mit Sitz in der EU, EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsstellung in Euro. Keine außereuropäischen Zwischenhändler im Beschaffungsprozess.
E-Mail-Einschreiben
Amtliche Benachrichtigungen und Mitteilungen mit Nachweis des Versands und der Zustellung, gerichtsverwertbar.
Digitale Souveränität
Bürgerdaten sollten nicht von transatlantischen Abkommen abhängen.
Die Rahmenwerke für den Datentransfer zwischen EU und USA sind bereits zweimal gescheitert und stehen vor einer neuen Anfechtung. Für eine öffentliche Einrichtung ist die einfachste Antwort struktureller Natur: Daten in Europa, ausschließlich europäische Rechtshoheit, keine Übermittlungen.
Der europäische Kontext
Europas öffentlicher Sektor reduziert seine Abhängigkeit bereits.
Frankreich, Italien, Deutschland und die Niederlande haben in den letzten Jahren konkrete Schritte unternommen. Andere, wie Portugal, haben nationale Pläne verabschiedet, deren Umsetzung noch Jahre entfernt ist. Öffentliche Einrichtungen müssen darauf nicht warten, um ihre E-Mail zu schützen.
Frankreich
Seit 2021 behält die Doktrin „Cloud au centre“ staatliche Systeme mit sensiblen Daten qualifizierten Clouds (SecNumCloud) vor, die gegen außereuropäische Gesetze immun sind. Das hat die Migration von Ministerien zu amerikanischen Cloud-Suiten gestoppt, E-Mail eingeschlossen.
Italien
Italiens Cloud-Strategie (Strategia Cloud Italia) klassifiziert öffentliche Daten (gewöhnlich, kritisch, strategisch) und hat den Polo Strategico Nazionale geschaffen: Kritische und strategische Daten liegen auf qualifizierter Infrastruktur unter nationaler Kontrolle, mit Hunderten von Verwaltungen, die bereits an Bord sind.
Deutschland
2025 hat das Land Schleswig-Holstein die E-Mail seiner gesamten Verwaltung (mehr als 40.000 Postfächer) von Exchange/Outlook auf offene Lösungen umgestellt, und der Bund entwickelt mit openDesk einen souveränen Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung.
Die Niederlande
2025 hat das Parlament eine Reihe von Anträgen verabschiedet, um unnötige Migrationen staatlicher IT zu amerikanischen Cloud-Anbietern zu stoppen, Exit-Strategien vorzuschreiben und eine souveräne Staats-Cloud zu starten.
Ein Beispiel: Portugal
Nationale Pläne gibt es. Die Umsetzung wird Jahre dauern. E-Mail muss nicht warten.
Portugal etwa hat einen nationalen Plan für eine souveräne Cloud verabschiedet, mit Datenklassifizierung bis 2027 und Infrastruktur bis 2030: ein offizielles Eingeständnis, dass die heutige Abhängigkeit ein Risiko ist. Doch keine öffentliche Einrichtung muss bis zum Ende des Jahrzehnts warten, um ihre kritischste Kommunikation zu schützen: Institutionelle E-Mail kann schon jetzt auf europäische Infrastruktur umziehen, die ausschließlich EU-Recht unterliegt, mit begleiteter Migration und ohne Unterbrechung des Dienstes.
Institutionelles Vertrauen
Öffentliche Einrichtungen, die Sooma bereits vertrauen.
Die Gemeinde Murtosa vertraut ihre E-Mail Sooma an. In der Domainverwaltung zählen die Gemeinden Almada und Coimbra sowie das Instituto de Informática, I.P. dazu. Und die portugiesische Anwaltskammer (Ordem dos Advogados), eine Einrichtung von öffentlichem Interesse mit Tausenden von Nutzern, verwaltet ihre Postfächer auf unserer Infrastruktur.
Papierlos
Behördliche Mitteilungen mit Nachweis des Versands und der Zustellung, ohne Papier.
Einladungen zu Versammlungen, Benachrichtigungen und amtliche Mitteilungen mit Nachweis des Versands und der Zustellung, mit qualifiziertem Zeitstempel (eIDAS, Art. 43): sofort und zu einem Bruchteil der Kosten von Papier.
Häufig gestellte Fragen
Vor der Anmeldung
Was öffentliche Einrichtungen zuerst fragen.
Können Behörden anderer Länder auf die E-Mails unserer Organisation zugreifen?
Wenn sie bei Anbietern gehostet werden, die dem Recht von Drittstaaten unterliegen, ja: Gesetze wie FISA Section 702 und der CLOUD Act erlauben es US-Behörden, Daten von amerikanischen Anbietern herauszuverlangen, selbst wenn die Server in Europa stehen und ohne Wissen der betroffenen Organisation. Bei Sooma unterliegen die Daten ausschließlich europäischem Recht: Jeder Zugriff ist nur nach dem Recht des EU-Mitgliedstaats möglich, in dem sie gespeichert sind, unter richterlicher Kontrolle.
Und vertrauliche Angelegenheiten: Disziplinarverfahren, Gesundheitsdaten, nicht öffentliche Informationen?
Hier wiegt das Risiko am schwersten. Liegt die Kommunikation außerhalb der europäischen Rechtsordnung, hängt die Vertraulichkeitspflicht nicht mehr allein von der Organisation ab: Sie hängt von Entscheidungen ausländischer Behörden ab, die ohne ihr Wissen getroffen werden. Mit Daten in Europa sind das Verwaltungsgeheimnis und die Vertraulichkeit von Verfahren durch den europäischen Rechtsrahmen geschützt, ohne extraterritoriale Ausnahmen.
Wo werden die Daten der Einwohner und der Nutzer der Dienste gespeichert?
Auf Servern in Europa, die ausschließlich der DSGVO und dem EU-Recht unterliegen, ohne Übermittlungen in Drittländer.
Gibt es ein SLA für die Verfügbarkeit?
Ja, 99,9 % Verfügbarkeit, vertraglich garantiert.
Unterbricht die Migration vom aktuellen System den Betrieb?
Nein. Die Daten werden kopiert, ohne die Quelle zu löschen, und der bisherige Dienst läuft weiter, bis die Umstellung validiert ist. Das Team begleitet Sie von der Planung bis zum Go-live.
Sprechen Sie mit uns, bevor Sie Ihr nächstes Vergabeverfahren starten.
Angebot, Dokumentation und Proof of Concept, direkt von unserem Team in Europa.