Compliance en datasoevereiniteit voor de publieke sector.
Institutionele e-mail gehost in de EU (Portugal), aantoonbare naleving van de AVG en communicatie met bewijs van verzending en bezorging, met facturering vanuit de EU en een team dat vanuit Portugal antwoordt.
- Europese hosting
- AVG-compliance
- EU-facturatie
Vereisten vervuld
Wat een overheidsinstantie moet garanderen.
Vier veelvoorkomende eisen uit aanbestedingsbestekken, van meet af aan vervuld.
Europese hosting
Gegevens van burgers en medewerkers op servers in Europa, onder uitsluitend Europese jurisdictie.
AVG-compliance
Volledige traceerbaarheid en compliancedocumentatie om te reageren op audits en verzoeken van betrokkenen.
EU-facturatie
In de EU gevestigd bedrijf, EU-btw-nummer, facturatie in euro's. Geen niet-Europese tussenpersonen in het inkoopproces.
Aangetekende e-mail
Officiële kennisgevingen en communicatie met bewijs van verzending en bezorging, rechtsgeldig voor de rechter.
Digitale soevereiniteit
Gegevens van burgers mogen niet afhangen van trans-Atlantische akkoorden.
De kaders voor gegevensoverdracht tussen de EU en de VS zijn al twee keer ingestort en staan opnieuw ter discussie. Voor een overheidsinstantie is het eenvoudigste antwoord structureel: gegevens in Europa, uitsluitend Europese jurisdictie, geen overdrachten.
De Europese context
De publieke sector in Europa vermindert zijn afhankelijkheid al.
Frankrijk, Italië, Duitsland en Nederland hebben de afgelopen jaren concrete stappen gezet. Andere landen, zoals Portugal, hebben nationale plannen goedgekeurd waarvan de uitvoering nog jaren op zich laat wachten. Overheidsinstanties hoeven daar niet op te wachten om hun e-mail te beschermen.
Frankrijk
Sinds 2021 reserveert de doctrine “Cloud au centre” staatssystemen met gevoelige gegevens voor gekwalificeerde clouds (SecNumCloud) die immuun zijn voor niet-Europese wetgeving. Dit heeft de migratie van ministeries naar Amerikaanse cloudsuites, inclusief e-mail, stopgezet.
Italië
De Italiaanse cloudstrategie (Strategia Cloud Italia) classificeert overheidsgegevens (gewoon, kritiek, strategisch) en heeft de Polo Strategico Nazionale opgericht: kritieke en strategische gegevens staan op gekwalificeerde infrastructuur onder nationale controle, met honderden overheidsdiensten die al zijn aangesloten.
Duitsland
In 2025 migreerde de deelstaat Sleeswijk-Holstein de e-mail van zijn volledige administratie (meer dan 40.000 mailboxen) van Exchange/Outlook naar open oplossingen, en de federale overheid ontwikkelt openDesk, een soevereine werkplek voor de overheid.
Nederland
In 2025 nam de Tweede Kamer een reeks moties aan om onnodige migraties van overheids-IT naar Amerikaanse cloudproviders te stoppen, exitstrategieën te verplichten en een soevereine overheidscloud op te zetten.
Een voorbeeld: Portugal
Nationale plannen bestaan. De uitvoering duurt jaren. E-mail hoeft niet te wachten.
Portugal, bijvoorbeeld, heeft een Nationaal Plan voor een Soevereine Cloud goedgekeurd, met dataclassificatie gepland voor 2027 en infrastructuur voor 2030: een officiële erkenning dat de huidige afhankelijkheid een risico is. Maar geen enkele overheidsinstantie hoeft tot het einde van het decennium te wachten om haar meest kritieke communicatie te beschermen: institutionele e-mail kan nu al overstappen naar Europese infrastructuur, uitsluitend onderworpen aan EU-recht, met begeleide migratie en zonder onderbreking van de dienst.
Institutioneel vertrouwen
Overheidsinstanties die Sooma al vertrouwen.
De gemeente Murtosa vertrouwt haar e-mail toe aan Sooma. Op het gebied van domeinbeheer staan ook de gemeenten Almada en Coimbra en het Instituto de Informática, I.P. op de lijst. En de Portugese Orde van Advocaten (Ordem dos Advogados), een instelling van openbaar belang met duizenden gebruikers, beheert haar mailboxen op onze infrastructuur.
Papierloos
Administratieve kennisgevingen met bewijs van verzending en bezorging, zonder papier.
Vergaderoproepen, kennisgevingen en officiële communicatie met bewijs van verzending en bezorging, met een gekwalificeerd tijdstempel (eIDAS, art. 43): direct, en voor een fractie van de kosten van papier.
Veelgestelde vragen
Voordat u zich aanmeldt
Wat overheidsinstanties als eerste vragen.
Kunnen autoriteiten uit andere landen toegang krijgen tot de e-mails van onze organisatie?
Als ze worden gehost bij providers die onder de wetgeving van derde landen vallen, ja: wetgeving zoals FISA Section 702 en de CLOUD Act stelt Amerikaanse autoriteiten in staat gegevens op te eisen bij Amerikaanse providers, zelfs wanneer de servers in Europa staan en zonder medeweten van de betrokken organisatie. Bij Sooma vallen de gegevens uitsluitend onder Europees recht: toegang is alleen mogelijk op grond van het recht van de EU-lidstaat waar ze zijn opgeslagen, met rechterlijk toezicht.
En zaken die onder geheimhouding vallen: tuchtprocedures, gezondheidsgegevens, niet-openbare informatie?
Hier weegt het risico het zwaarst. Wanneer communicatie buiten de Europese jurisdictie wordt bewaard, hangt de geheimhoudingsplicht niet langer alleen van de organisatie af: zij wordt afhankelijk van beslissingen van buitenlandse autoriteiten, genomen zonder dat de organisatie het weet. Met data in Europa worden het ambtsgeheim en de vertrouwelijkheid van procedures beschermd door het Europese rechtskader, zonder extraterritoriale uitzonderingen.
Waar worden de gegevens van inwoners en gebruikers van diensten bewaard?
Op servers in Europa, uitsluitend onderworpen aan de AVG en het EU-recht, zonder doorgifte naar derde landen.
Is er een SLA voor beschikbaarheid?
Ja, 99,9 % beschikbaarheid, contractueel gegarandeerd.
Onderbreekt de migratie vanuit het huidige systeem de dienstverlening?
Nee. De gegevens worden gekopieerd zonder de bron te verwijderen, en de huidige dienst blijft draaien totdat de overstap is gevalideerd, met ondersteuning van ons team van planning tot livegang.
Neem contact met ons op vóór uw volgende aanbestedingsprocedure.
Voorstel, documentatie en proof of concept, rechtstreeks van ons team in Europa.