Termini e condizioni

PARTE I: INFORMAZIONI PRECONTRATTUALI E DIRITTO DI RECESSO (CONSUMATORI)

Clausola 1: Identificazione del fornitore

SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA.
Rua Dom João I, 99
4450-143 Matosinhos
Portogallo (UE)

Numero di registrazione (NIPC): 515 060 445
Telefono: 210 205 164 oppure 220 280 335
Email: hello@sooma.com
Website: sooma.com

Contatto: Fernando Costa
Responsabile della protezione dei dati: dpo@sooma.com

Clausola 2: Diritto di recesso

1. Il Cliente consumatore dispone di un termine di 14 giorni per recedere dal contratto, senza dover indicare alcun motivo, ai sensi del Decreto-Legge n. 24/2014 del 14 febbraio.
2. Il termine decorre dalla data di conclusione del contratto.
3. To exercise this right, the consumer must communicate their decision by means of an unequivocal statement addressed to SOOMA.COM – WEB SERVICES, LDA., at hello@sooma.com oppure all’indirizzo indicato nella Clausola 1, e può utilizzare il modulo tipo di cui all’Allegato A, il cui uso non è tuttavia obbligatorio. È sufficiente che la comunicazione sia inviata prima della scadenza del termine di recesso.
4. Una volta esercitato il diritto di recesso, Sooma rimborserà tutti i pagamenti ricevuti entro un massimo di 14 giorni dal ricevimento della comunicazione, utilizzando lo stesso mezzo di pagamento usato dal consumatore, salvo diverso accordo, senza alcun costo per il consumatore.
5. Se il consumatore ha chiesto che la prestazione del servizio inizi durante il periodo di recesso, è tenuto a pagare un importo proporzionale al servizio effettivamente prestato fino alla comunicazione del recesso.
6. Il diritto di recesso non si applica alla fornitura di beni o servizi interamente eseguiti la cui esecuzione sia iniziata con il previo consenso espresso del consumatore e con la sua accettazione della perdita del diritto di recesso, in particolare la registrazione di domini e l’emissione di certificati digitali, acquistati ed eseguiti al momento dell’acquisto.

Clausola 3: Garanzia commerciale di 60 giorni

1. Indipendentemente dal diritto previsto dalla Clausola 2, Sooma concede a tutti i Clienti una garanzia commerciale di soddisfazione: entro 60 giorni dall’acquisto iniziale, il Cliente può risolvere il contratto e ottenere il rimborso integrale degli importi pagati per i servizi e-mail, senza dover indicare alcun motivo, inviando una richiesta a support@sooma.com.
2. La garanzia copre tutti i piani, compresa l’E-mail raccomandata.
3. Sono esclusi dalla garanzia i servizi di terzi già consumati al momento dell’acquisto, in particolare la registrazione di domini e l’emissione di certificati digitali. Si tratta di beni del Cliente, acquisiti presso registri e autorità di certificazione, con Sooma che agisce unicamente come intermediario.
4. La garanzia non può essere invocata dal Cliente il cui account sia stato sospeso o chiuso per violazione dei presenti Termini o della Politica anti-spam.
5. La presente garanzia è una condizione commerciale concessa volontariamente da Sooma e non limita in alcun modo i diritti riconosciuti ai consumatori dalla legge.

Clausola 4: Risoluzione alternativa delle controversie

1. In caso di controversia, il consumatore può rivolgersi a CICAP, Centro di informazione e arbitrato per i consumatori di Porto (Centro de Informação de Consumo e Arbitragem do Porto) (cicap.pt), l’entità competente per la risoluzione alternativa delle controversie dei consumatori, ai sensi della Legge n. 144/2015 dell’8 settembre.
2. Sono inoltre disponibili la piattaforma europea di risoluzione delle controversie online e il Libro dei reclami elettronico (Livro de Reclamações), all’indirizzo livroreclamacoes.pt.

PARTE II: CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO

Clausola 5: Oggetto e ambito di applicazione

1. I presenti Termini disciplinano l’accesso e l’utilizzo dei servizi forniti da Sooma: e-mail professionale nei piani Essenziale, Professionale e Corporate, E-mail raccomandata, calendario e contatti, pannello di amministrazione e servizi correlati (il “Servizio”), nonché l’utilizzo del sito web sooma.com.
2. L’hosting web e la creazione di siti web non fanno parte del Servizio e sono contrattati separatamente.
3. L’utilizzo del Servizio comporta la piena accettazione dei presenti Termini, dell’Informativa sulla privacy, della Politica sui cookie e della Politica anti-spam.
4. Non si applicano condizioni generali del Cliente, salvo espressa accettazione per iscritto da parte di Sooma.

Clausola 6: Contratto e account

1. Il contratto si considera concluso con la conferma della sottoscrizione da parte di Sooma, mediante messaggio inviato all’indirizzo fornito dal Cliente.
2. Il Cliente si impegna a fornire informazioni veritiere, complete e aggiornate e a comunicare immediatamente qualsiasi variazione rilevante.
3. Le credenziali di accesso sono personali e riservate. Il Cliente è responsabile della loro custodia e risponde degli atti compiuti tramite il proprio account, compresi quelli di terzi ai quali abbia consentito l’accesso, anche per negligenza, salvo che dimostri che l’utilizzo non gli è imputabile.
4. Il Cliente deve segnalare immediatamente a support@sooma.com qualsiasi utilizzo non autorizzato di cui venga a conoscenza.

Clausola 7: Disponibilità del Servizio

1. Sooma garantisce una disponibilità media del Servizio del 99,9% in ciascun mese di calendario.
2. L’obbligo di Sooma è limitato alla comunicazione tra i propri server e un punto di connessione Internet idoneo da essa selezionato. Sooma non controlla la disponibilità o l’affidabilità dei percorsi dei dati al di fuori della propria rete e non risponde della consegna dei messaggi su sistemi di terzi né delle decisioni di filtraggio adottate da altri operatori.
3. Non sono presi in considerazione nel calcolo della disponibilità: le finestre di manutenzione programmata, comunicate con ragionevole anticipo; le interruzioni imputabili al Cliente, ai suoi sistemi o a terzi; i casi di forza maggiore.
4. Se la disponibilità mensile misurata scende al di sotto del livello garantito, il Cliente ha diritto a un credito sul canone mensile del servizio interessato, applicato alla fattura successiva:
   
   

   Disponibilità mensile misurata	Credito sul canone mensile
   Pari o superiore al 99,0% e inferiore al 99,9%	10%
   Pari o superiore al 95,0% e inferiore al 99,0%	20%
   Inferiore al 95,0%	30%

5. Il credito deve essere richiesto a support@sooma.com entro 30 giorni dalla fine del mese interessato, costituisce l’unico rimedio per il mancato rispetto del livello di servizio e non può essere convertito in denaro.

Clausola 8: Capacità di archiviazione

1. La capacità di archiviazione di ciascuna casella di posta dipende dal piano sottoscritto, secondo il listino prezzi in vigore.
2. Una volta esaurita la capacità contrattata, i messaggi indirizzati al Cliente vengono restituiti ai mittenti, che ricevono un avviso di mancata consegna, e non è più possibile aggiungere nuovi contenuti alla casella di posta.
3. Il Cliente può verificare lo spazio utilizzato nel pannello di amministrazione e cambiare piano in qualsiasi momento, ai sensi della Clausola 10.

Clausola 9: Limiti di invio e utilizzo abusivo

1. Ogni account è soggetto a un limite di 2.000 messaggi al giorno, inteso a proteggere la reputazione dell’infrastruttura e a contenere l’impatto di account compromessi. Le esigenze legittime di volumi superiori devono essere comunicate preventivamente a Sooma.
2. È vietato utilizzare il Servizio, in particolare, per:
   
   1. inviare messaggi con identificazione del mittente falsa o ingannevole;
   2. inviare comunicazioni non richieste (“spam”), nonché indicare un indirizzo Sooma come indirizzo di risposta per tali comunicazioni inviate tramite terzi;
   3. conservare o inviare virus, malware o strumenti progettati per aggirare le misure di protezione;
   4. compiere sabotaggi informatici o accessi non autorizzati a sistemi di terzi, nonché atti preparatori;
   5. conservare o inviare contenuti che violino il diritto d’autore, i diritti di proprietà industriale, i diritti della personalità o le norme sulla concorrenza;
   6. conservare o inviare contenuti la cui divulgazione è vietata dalla legge, in particolare materiale pornografico che coinvolga minori, contenuti che incitino all’odio o alla violenza e propaganda di organizzazioni vietate;
   7. aggirare i limiti tecnici di invio o i meccanismi anti-abuso.
3. Il Cliente si impegna a tenere indenne Sooma da qualsiasi pretesa avanzata da terzi a seguito di contenuti diffusi tramite il proprio account, in particolare per presunta violazione del diritto d’autore, della proprietà industriale o dei diritti della personalità, compresi i ragionevoli costi di indagine e di difesa legale.
4. Sooma non è tenuta a consegnare nella casella di posta del Cliente messaggi di terzi concepiti per ottenere informazioni sensibili usurpando l’identità del mittente (“phishing”) e può bloccarne la ricezione o rimuoverli una volta identificati.

Clausola 10: Prezzi, fatturazione e modifiche

1. I prezzi in vigore sono disponibili all’indirizzo sooma.com/it/prezzi, sono indicati per utente al mese e non comprendono l’IVA, che viene aggiunta all’aliquota di legge applicabile.
2. I piani possono essere combinati all’interno dello stesso account, in modo che ciascun utente abbia il piano adatto al proprio ruolo.
3. La fatturazione è mensile o annuale. Con la fatturazione annuale, il Cliente beneficia di uno sconto equivalente a due mesi di servizio, pagando dieci mesi per dodici mesi di utilizzo.
4. Sono accettati i seguenti metodi di pagamento: bonifico bancario, Multibanco, carta Visa e addebito diretto.
5. Le modifiche al piano e al numero di utenti possono essere effettuate in qualsiasi momento, con importi adeguati pro rata al periodo residuo del ciclo di fatturazione in corso.
6. Le variazioni di prezzo sono comunicate con 30 giorni di anticipo e il Cliente può risolvere il contratto senza penali fino alla data in cui entrano in vigore.

Clausola 11: Ritardo nei pagamenti e limitazione del Servizio

1. In caso di mancato pagamento, Sooma informerà il Cliente e potrà limitare tecnicamente le funzionalità dell’account.
2. Se il pagamento non è stato effettuato 60 giorni dopo la scadenza, Sooma può sospendere il Servizio e, in caso di persistente inadempimento, risolvere il contratto.
3. La sospensione o la risoluzione per mancato pagamento non pregiudica l’esigibilità degli importi dovuti.

Clausola 12: Durata, disdetta e risoluzione per giusta causa

1. Il contratto è concluso a tempo indeterminato, salvo sottoscrizione di una durata determinata.
2. Il Cliente può comunicare la disdetta in qualsiasi momento, con effetto al termine del periodo di fatturazione in corso, senza rimborso dei periodi già trascorsi e fatte salve le Clausole 2 e 3.
3. Sooma può comunicare la disdetta con un preavviso di 30 giorni.
4. Ciascuna parte può risolvere il contratto per inadempimento grave o reiterato dell’altra. Per Sooma costituiscono motivo di risoluzione, in particolare, l’utilizzo abusivo previsto dalla Clausola 9 e la violazione della Politica anti-spam.
5. La disdetta e la risoluzione devono essere comunicate per iscritto; è ammessa la comunicazione via e-mail.

Clausola 13: Migrazione, esportazione ed eliminazione dei dati

1. La migrazione assistita da un fornitore precedente è inclusa, senza costi aggiuntivi, come descritto all’indirizzo sooma.com/it/migrazione. Sooma non risponde delle limitazioni imposte dal fornitore di origine.
2. Il Cliente può esportare i contenuti del proprio account in qualsiasi momento utilizzando protocolli standard (IMAP), oppure richiedere assistenza al team Sooma.
3. Al termine del contratto, Sooma conserva i dati dell’account per 60 giorni, periodo inteso a consentire al Cliente di recuperare i contenuti, dopodiché li elimina in modo irreversibile. Il Cliente conserva il diritto di richiederne l’eliminazione immediata.
4. Sono esclusi dalla cancellazione i dati la cui conservazione è richiesta dalla legge o necessaria come prova, in particolare le prove del servizio E-mail raccomandata (certificati di invio e di consegna), conservate per 7 anni dalla loro emissione.

Clausola 14: Backup e responsabilità sui dati

1. Sooma mantiene procedure di backup della propria infrastruttura, finalizzate al ripristino del Servizio.
2. Il Cliente è responsabile della conservazione di proprie copie dei contenuti per lui rilevanti, con una frequenza adeguata alla propria attività. Tale obbligo sussiste indipendentemente dalle copie conservate da Sooma.
3. Il Cliente riconosce che il rischio di perdita o corruzione dei dati non può essere del tutto eliminato, anche quando vengono rispettati i doveri di diligenza richiesti.

Clausola 15: Contenuti cifrati dal Cliente

Se il Cliente cifra messaggi o altri contenuti con chiavi proprie, è l’unico responsabile della custodia delle chiavi di decifratura. In caso di smarrimento della chiave, il recupero dei contenuti è tecnicamente impossibile: Sooma non ne possiede alcuna copia né dispone di mezzi di accesso alternativi.

Clausola 16: Proprietà intellettuale

1. Il software, i marchi, i segni distintivi e i contenuti del Servizio e del sito web appartengono a Sooma o ai suoi licenzianti.
2. I contenuti conservati nelle caselle di posta appartengono al Cliente, che ne conserva tutti i diritti.

Clausola 17: Protezione dei dati e riservatezza delle comunicazioni

1. Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall’Informativa sulla privacy.
2. Per le caselle di posta di clienti aziendali ed enti pubblici, Sooma agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, in base all’Accordo sul trattamento dei dati (DPA) allegato al contratto.
3. Sooma non accede al contenuto delle comunicazioni, se non nella misura strettamente necessaria a fornire il Servizio o quando richiesto dalla legge, e il suo personale è vincolato a un obbligo di riservatezza.
4. I dati sono trattati e conservati in data center situati in Portogallo. I backup sono conservati, cifrati, in un data center situato a Berlino, in Germania. I dati non lasciano l’Unione Europea e non vengono trasferiti verso paesi terzi.

Clausola 18: Sicurezza delle informazioni

Sooma adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui la cifratura TLS 1.3 in transito e AES-256 a riposo, e sta implementando e certificando un Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni conforme alla norma ISO/IEC 27001, oltre ad allinearsi ai requisiti della Direttiva (UE) 2022/2555 (NIS2) e del relativo recepimento nazionale.

Clausola 19: Responsabilità

1. Sooma risponde dei danni causati da dolo o colpa grave e della violazione degli obblighi contrattuali essenziali.
2. Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità di Sooma per perdite economiche è limitata ai danni diretti e, nel complesso, all’importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento che ha dato origine alla pretesa.
3. Sooma non risponde del mancato guadagno, delle perdite indirette o dei danni derivanti da cause al di fuori del suo controllo, in particolare guasti di reti di terzi, atti di terzi o casi di forza maggiore.
4. Le limitazioni di cui ai paragrafi precedenti non si applicano ai danni causati da dolo, né alle situazioni in cui la legge impone una responsabilità non escludibile, e non pregiudicano i diritti inderogabili dei consumatori.

Clausola 20: Modifiche ai Termini

1. Sooma può modificare i presenti Termini in presenza di motivi legittimi, in particolare modifiche legislative, evoluzioni tecniche del Servizio o cambiamenti imposti da terzi.
2. Le modifiche sostanziali sono comunicate al Cliente con 30 giorni di anticipo, indicando espressamente il diritto di opposizione e la facoltà di risolvere il contratto.
3. Il Cliente che non accetta le modifiche può risolvere il contratto, senza penali, fino alla data in cui esse entrano in vigore. L’uso continuato del Servizio dopo tale data costituisce accettazione.

Clausola 21: Cessione

Il Cliente non può cedere la propria posizione contrattuale senza il consenso scritto di Sooma. Sooma può cedere la propria posizione nell’ambito di una riorganizzazione societaria, previa comunicazione al Cliente, che può risolvere il contratto qualora non sia d’accordo.

Clausola 22: Invalidità parziale

L’invalidità o l’inefficacia di una qualsiasi disposizione delle presenti Condizioni non pregiudica la validità delle restanti disposizioni, che rimangono in vigore. Le parti sostituiranno la disposizione invalida con una disposizione valida che corrisponda nel modo migliore alla finalità perseguita.

Clausola 23: Legge applicabile e foro competente

1. Le presenti Condizioni sono disciplinate dalla legge portoghese.
2. Per la risoluzione delle controversie derivanti dal contratto è competente il Tribunale distrettuale di Porto (Tribunal Judicial da Comarca do Porto, Juízo de Matosinhos), fatte salve le norme imperative in materia di competenza applicabili ai consumatori e la Clausola 4.

PARTE III: CONDIZIONI SPECIFICHE PER IMPRESE ED ENTI PUBBLICI

Clausola 24: Ambito di applicazione

La presente Parte si applica ai Clienti che sottoscrivono il Servizio nell’esercizio della propria attività professionale, imprenditoriale o istituzionale e prevale sulla Parte II in caso di discrepanza. La Parte I non si applica a tali Clienti.

Clausola 25: Amministrazione degli utenti

1. Il Cliente nomina uno o più amministratori, responsabili della creazione, sospensione ed eliminazione delle caselle di posta, della definizione delle autorizzazioni d’uso, della configurazione degli inoltri e della gestione degli elenchi di mittenti consentiti e bloccati.
2. Il Cliente è responsabile dell’uso del Servizio da parte dei propri utenti e garantisce che questi rispettino le presenti Condizioni e la Politica anti-spam.
3. Il Cliente, in qualità di titolare del trattamento, è responsabile della liceità del trattamento dei dati personali contenuti nelle caselle di posta dei propri utenti.

Clausola 26: Domini

1. Il Servizio è fornito su un dominio indicato dal Cliente, il quale dichiara di detenere i diritti necessari per utilizzarlo.
2. Qualora la registrazione del dominio sia gestita da Sooma in qualità di intermediario, il dominio è un bene del Cliente e si applicano le condizioni del registro competente.

Clausola 27: Appalti pubblici

Nei contratti stipulati con amministrazioni aggiudicatrici prevalgono le condizioni stabilite nel capitolato della procedura, in particolare per quanto riguarda livelli di servizio, penali, termini e foro competente, ai sensi del Codice dei contratti pubblici (Código dos Contratos Públicos).

Clausola 28: Rivendita e uso per conto di terzi

La rivendita del Servizio, la sua fornitura a terzi o il suo utilizzo in modalità white label richiedono un accordo di partnership specifico con Sooma e non sono consentiti ai sensi delle presenti Condizioni.

ALLEGATO A: Modulo di recesso tipo

Compilare e restituire solo se si desidera recedere dal contratto

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