NOS Comunicações, S.A. heeft de openbare aanbesteding gewonnen voor het beheer van de e-mailboxen van advocaten die zijn ingeschreven bij de Portugese Orde van Advocaten (Ordem dos Advogados). De dienst draait op de e-mailinfrastructuur van Sooma, die nu meer dan 40.000 mailboxen bedient voor een van de grootste beroepsgemeenschappen van het land.
Voor Sooma is het de grootste set mailboxen van één organisatie op haar infrastructuur, en een mijlpaal in het traject dat in 2018 begon.
Drie vereisten
Het bestek en het voorbereidende werk dat erop volgde, waren opgebouwd rond drie zorgen, allemaal kenmerkend voor een beroepsgroep waarvan het werk op vertrouwen is gebouwd.
Efficiënte en veilige communicatie. Tienduizenden professionals die voor hun dagelijkse werk op e-mail vertrouwen, verlangen beschikbaarheid, prestaties en bescherming tegen de bedreigingen die e-mail vandaag domineren, met name phishing en pogingen tot afzendervervalsing.
Een elektronisch alternatief voor aangetekende communicatie. Weinig beroepen zijn zo afhankelijk van bewijs van verzending en ontvangst als de advocatuur. Sinds 2021 staat het Portugese rechtskader toe dat elektronische communicatie met gekwalificeerde certificering dezelfde gevolgen heeft als aangetekende post, wat de weg vrijmaakt voor de digitalisering van een proces dat nog altijd op papier verloopt, met kosten en vertragingen die niet te rechtvaardigen zijn.
Onschendbaarheid van het beroepsgeheim. Dit is de fundamentele vereiste. Het beroepsgeheim van een advocaat is geen interne goede praktijk: het is een wettelijke en deontologische plicht, en de infrastructuur waarin de communicatie zich bevindt, moet dat van meet af aan respecteren. De gegevens blijven op servers in Portugal, uitsluitend onderworpen aan Portugees en Europees recht, zonder doorgifte aan derde landen en zonder inhoudsanalyse voor enig commercieel doel.
Wat dit betekent
Een beroepsorganisatie van deze omvang is in elke markt een veeleisend geval. Ze vereist schaal, ze vereist continuïteit van dienstverlening en ze vereist een duidelijk standpunt over vertrouwelijkheid. De beslissing om de dienst op nationale infrastructuur te baseren vervult die derde eis op een manier die geen enkele contractuele belofte kan vervangen: door de gegevens buiten het bereik te plaatsen van toegangsbevelen die onder de wetgeving van derde landen worden uitgevaardigd.
Het bevestigt ook een manier van werken die Sooma vanaf het begin heeft gevolgd. De relatie met de eindklant is van de partner, in dit geval NOS. Sooma levert de infrastructuur, de operatie en de technische expertise, en blijft waar het hoort: achter de schermen.